Glosario
¿Qué es Multi-sede?
Es la capacidad de gestionar un club o academia con varias sedes o predios desde un mismo sistema, asignando a cada socio, actividad o cobro la sede que le corresponde.
Multi-sede se refiere a las instituciones que funcionan en más de un lugar físico: un club con un predio en la ciudad y otro en las afueras, o una academia con sucursales en distintos barrios. La gestión multi-sede permite manejar todo desde un único sistema, pero distinguiendo a qué sede pertenece cada socio, actividad, cuota o cobro.
Esto importa porque cada sede puede tener su propia realidad: distintas actividades, distintos precios, distintos profesores y su propia recaudación. Sin una buena gestión multi-sede, los números de todas las sedes se mezclan y no se puede saber cuál sostiene a cuál, ni evaluar cada una por separado.
Por ejemplo, una academia de fútbol con tres sedes en el conurbano —una en Lanús, otra en Avellaneda y otra en Quilmes— quiere saber cuánto recauda cada una y cuánta morosidad tiene. Con gestión multi-sede, cada alumno está asignado a su sede, y el dueño puede ver los reportes por sede o consolidados de toda la academia.
En muchos sistemas, el dato de la sede se incluye desde el principio en los registros clave, aunque al arrancar la mayoría de los clubes use una sola sede. Así, cuando la institución crece y abre una segunda sede, no hay que rehacer nada: simplemente se empieza a usar la dimensión que ya estaba ahí. Para clubes y academias en expansión, esto evita tener que migrar de sistema más adelante.
Términos relacionados
Padrón de socios
Es el registro completo y ordenado de todos los socios de un club: sus datos personales, categoría, contacto, estado de pago e historial. Es la base de toda la gestión.
Socio (o alumno)
Es la persona inscripta en un club o academia. Se le dice "socio" en un club y "alumno" en una academia, pero en ambos casos es quien paga una cuota y forma parte del padrón.
Inscripción (Enrollment)
Es la relación entre un socio y una actividad: el registro de que esa persona participa de una disciplina y, por lo tanto, le corresponde pagar su arancel.
Arancel
Es el monto mensual que paga un socio o alumno por participar en una actividad o disciplina específica (natación, fútbol, gimnasia), separado de la cuota social.
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